Wie blp mit einem KI-gestützten Sales Coach schneller Vertriebsmitarbeitende einstellt und die Einarbeitungszeit verkürzt

blp ist ein Schweizer Anbieter von Unternehmenssoftware mit Sitz in Zürich. Das Unternehmen entwickelt digitale Lösungen, mit denen Organisationen komplexe Geschäftsprozesse automatisieren und vereinfachen – vor allem in dokumentenintensiven und stark regulierten Umfeldern.

blp betreut Großunternehmen und Mittelständler in ganz Europa, mit einem Schwerpunkt auf Branchen wie Industrie und Pharma. Das Unternehmen ist auf über 150 Mitarbeitende gewachsen und erzielt mit seiner Softwareplattform einen achtstelligen wiederkehrenden Jahresumsatz (ARR).

Mit ehrgeizigen Wachstumszielen will blp seine Vertriebsorganisation in den kommenden Jahren deutlich ausbauen.

Ausgangslage

blp trat in eine Phase starker Expansion ein.

Die Geschäftsleitung setzte sich das Ziel, den Softwareumsatz bis 2026 mehr als zu verdoppeln und das Vertriebsteam zu verdreifachen. Dafür musste das Unternehmen Vertriebsmitarbeitende in einem Tempo einstellen, das es bis dahin nicht kannte.

Innerhalb kurzer Zeit galt es, Dutzende neue Vertriebsmitarbeitende zu gewinnen und dafür zu sorgen, dass sie schnell produktiv werden. Gleichzeitig wollte sich blp als attraktiver Arbeitgeber für ambitionierte Vertriebsprofis positionieren.

Daraus entstand eine erhebliche operative Herausforderung: Recruiting, Onboarding und Coaching gleichzeitig zu skalieren, ohne dass die Vertriebsleistung darunter leidet.

Herausforderung

blp stand vor drei eng miteinander verknüpften Problemen.

1. Vertriebstalente in großer Zahl gewinnen

Das Unternehmen musste in kurzer Zeit rund 40 zusätzliche Vertriebsmitarbeitende einstellen. In der internationalen Vertriebs-Community war blp jedoch noch relativ unbekannt.

Ohne starke Arbeitgebermarke im Vertrieb war es schwierig, erfahrene Vertriebsprofis zu gewinnen. Verzögerungen bei der Einstellung hatten direkte finanzielle Folgen.

Jeder Sales-Rep trug eine Jahresquote von rund 700.000–900.000 USD. Jeder Monat, um den sich eine Einstellung verzögerte, bedeutete damit etwa 60.000–80.000 USD an nicht realisiertem Umsatzpotenzial pro Sales-Rep.

Bei Dutzenden geplanten Einstellungen konnten sich diese Verzögerungen schnell auf Millionen an entgangenen Chancen summieren.

2. Langsames Onboarding im Vertrieb

Mit dem bisherigen Onboarding dauerte es bis zu sechs Monate, bis neue Mitarbeitende voll produktiv waren.

Für ein Unternehmen, das sein Vertriebsteam rasch ausbaut, war diese Einarbeitungszeit zu lang. blp brauchte einen Weg, die Einarbeitungszeit auf zwei bis drei Monate zu verkürzen, ohne Abstriche bei der Qualität der Schulung.

Neue Mitarbeitende mussten schnell verstehen:

• Das ideale Kundenprofil
• Branchenspezifische Herausforderungen
• Den Vertriebsprozess und die Kernbotschaften
• Tools, Playbooks und Gesprächsleitfäden
• Produktpositionierung und Abgrenzung zum Wettbewerb

Dieses Wissen manuell über Führungskräfte zu vermitteln, war zeitaufwendig und kaum skalierbar.

3. Mitarbeiterbindung und kontinuierliches Coaching

blp hatte in der Vergangenheit starke Vertriebsmitarbeitende verloren, die Schulung und Coaching als unzureichend empfanden.

Das war ein teures Problem.

Verlässt ein Sales-Rep das Unternehmen in den ersten drei Monaten, können durch die Neubesetzung bis zu sechs Monate Produktivität verloren gehen – bedingt durch:

• Verzögerungen bei der Einstellung
• Die Einarbeitungszeit der Nachfolge
• Die Zeit, die Führungskräfte in Recruiting und Schulung investieren

Rechnet man entgangene Pipeline und Opportunitätskosten mit ein, können die finanziellen Folgen 500.000 USD pro frühem Abgang übersteigen.

Gleichzeitig hatte die Vertriebsleitung nur wenig Zeit für kontinuierliches Coaching. Führungskräfte verbrachten bereits einen großen Teil ihrer Zeit damit, Gespräche auszuwerten, Feedback zu geben und neue Mitarbeitende zu unterstützen.

blp brauchte einen skalierbaren Weg, Vertriebsmitarbeitende kontinuierlich zu coachen, ohne die Führungskräfte zusätzlich zu belasten.

Lösung

Taskbase führte ein KI-gestütztes Onboarding- und Sales-Coaching-System ein, das direkt in die Vertriebsumgebung von blp eingebettet ist.

Das System unterstützt sowohl das Onboarding neuer Mitarbeitender als auch das kontinuierliche Leistungscoaching der gesamten Vertriebsorganisation.

KI-Onboarding-Coach

Vom ersten Tag an lernen neue Vertriebsmitarbeitende bei blp einen KI-Onboarding-Coach in Microsoft Teams kennen.

Statt statischer Dokumentation oder langer Schulungen findet das Onboarding als interaktives Gespräch statt.

Der KI-Coach führt neue Mitarbeitende Schritt für Schritt durch das Sales Playbook des Unternehmens, unter anderem zu diesen Themen:

• Ideale Kundenprofile und Branchen
• Buyer Personas
• Typische Herausforderungen der Kunden
• Kernbotschaften und Positionierung
• Phasen des Vertriebsprozesses
• Im Unternehmen eingesetzte Tools und Systeme
• Produktpositionierung und Anwendungsfälle

Neue Mitarbeitende sehen zum Beispiel eine Nachricht wie diese:

„Willkommen bei blp. Ich bin dein KI-Onboarding-Coach. Fangen wir mit den Unternehmen an, an die wir typischerweise verkaufen. Weißt du schon, auf welche Branchen sich blp konzentriert?“

So wird das Onboarding zum Dialog statt zu passivem Lernen. Neue Mitarbeitende nehmen Informationen schneller auf und gewöhnen sich zugleich an das KI-System, mit dem sie täglich arbeiten werden.

KI-Sales-Coach für die kontinuierliche Entwicklung

Nach dem Onboarding begleitet dasselbe KI-System die Vertriebsmitarbeitenden als täglicher Sales Coach weiter.

Die KI ist mit den Vertriebssystemen des Unternehmens verbunden, darunter:

• CRM-Daten aus Salesforce
• Gesprächsaufzeichnungen und Transkripte
• E-Mail-Kommunikation
• Terminkalender
• Opportunity-Daten im CRM

Auf dieser Grundlage analysiert der KI-Coach Vertriebsinteraktionen und unterstützt die Vertriebsmitarbeitenden proaktiv.

Zum Beispiel:

• Feedback zum Gesprächseinstieg oder zu Fragen in der Bedarfsanalyse
• Verbesserungsvorschläge für Follow-up-E-Mails
• Hilfe bei der Vorbereitung von Agenden für Termine
• Hinweise auf fehlende Informationen in Opportunities
• Vorschläge zur Vorbereitung wichtiger Termine

Eine typische Interaktion sieht etwa so aus:

„Ich habe dein Gespräch mit Thomas von heute Vormittag gesehen. Möchtest du zwei kurze Tipps, wie du den Einstieg noch besser machen kannst?“

Oder vor einem Termin:

„In 30 Minuten hast du eine Bedarfsanalyse. Soll ich dir helfen, auf Basis des blp Sales Playbooks eine Agenda vorzubereiten?“

So findet Coaching kontinuierlich im Arbeitsalltag statt – nicht nur in geplanten Einzelgesprächen.

Kompetenzentwicklung und Einblicke für die Vertriebsleitung

Das KI-System basiert auf dem Sales Playbook und den Schulungsinhalten von blp, entwickelt von Patrick Trümpi.

Es wertet Vertriebsinteraktionen laufend aus und erkennt, welche Fähigkeiten verbessert werden müssen.

Beispiele für erfasste Fähigkeiten:

• Qualität des Einstiegs bei Kaltakquise-Anrufen
• Fragetechnik in der Bedarfsanalyse
• Einwandbehandlung
• Deal-Qualifizierung
• Kommunikation im Follow-up

Stellt das System fest, dass ein Sales-Rep in einem bestimmten Bereich Schwierigkeiten hat, startet es automatisch gezielte Coaching-Übungen.

Gleichzeitig erhält die Vertriebsleitung in Echtzeit Einblick in das Kompetenzprofil des gesamten Vertriebsteams und sieht so:

• Welche Fähigkeiten in der Organisation stark ausgeprägt sind
• Wo Coaching nötig ist
• Welche Vertriebsmitarbeitenden Unterstützung brauchen

Manuelle quartalsweise Kompetenzbewertungen entfallen, und die Führung hat jederzeit einen Überblick über die Leistung.

Unterstützung beim Employer Branding

Taskbase unterstützte blp außerdem dabei, sich als attraktiver Arbeitgeber für Vertriebsprofis zu präsentieren.

Über Patrick Trümpis Präsenz in der Vertriebs-Community und sein LinkedIn-Netzwerk wurde blp als Unternehmen positioniert, das stark in modernes Vertriebstraining und KI-gestütztes Coaching investiert.

Das erhöhte die Sichtbarkeit des Unternehmens bei erfahrenen Vertriebsprofis.

Ergebnis

Die Zusammenarbeit brachte messbare Verbesserungen in mehreren Bereichen der Vertriebsorganisation von blp.

Mehr Tempo bei Einstellungen

In den ersten drei Monaten der Zusammenarbeit mit Taskbase stellte blp vier zusätzliche Vertriebsmitarbeitende ein.

Erfolgten diese Einstellungen auch nur einen Monat früher als sonst möglich, kann das Unternehmen rund 66.000 USD zusätzliches Umsatzpotenzial pro Sales-Rep erschließen – insgesamt über 250.000 USD an zusätzlicher Pipeline-Kapazität.

Kürzere Einarbeitungszeit

Mit dem KI-gestützten Onboarding verkürzte blp deutlich die Zeit, die neue Mitarbeitende brauchen, um das Sales Playbook und die Kernbotschaften des Unternehmens zu verinnerlichen.

Das interaktive Onboarding verringerte die Abhängigkeit von manuellen Schulungen und half neuen Mitarbeitenden, schneller produktiv zu werden.

Kontinuierliches Coaching im großen Maßstab

Dank des KI-Sales-Coaches kann blp tägliches Coaching und gezielte Kompetenzentwicklung bieten, ohne die Führungskräfte stärker zu belasten.

Die Vertriebsleitung sieht den Kompetenzstand des Teams in Echtzeit und kann dadurch gezielter coachen und Leistung schneller verbessern.

Stärkere Mitarbeiterbindung

Durch strukturierte Schulung, kontinuierliches Coaching und klare Sales Playbooks hat blp das Lernumfeld für neue Vertriebsmitarbeitende verbessert.

Das hilft, frühe Kündigungen zu reduzieren, die sonst Hunderttausende US-Dollar an entgangenen Chancen pro ausgeschiedenem Sales-Rep kosten können.

Skalierbare Infrastruktur für Sales Enablement

Vor allem verfügt blp jetzt über ein skalierbares Coaching- und Onboarding-System, das den raschen Ausbau der Vertriebsorganisation trägt.

Während das Vertriebsteam weiter wächst, sorgt der KI-Coach dafür, dass alle neuen Mitarbeitenden einheitlich geschult werden, sofort Unterstützung erhalten und ihre Fähigkeiten laufend weiterentwickeln.